De Zeeuwse zorgorganisatie Zorgstroom werkte jarenlang met een traditioneel intranet. Dit intranet dateerde uit 2012 en was vooral gericht op het zenden van informatie. Zorgstroom had behoefte aan een sociaal intranet, waarbij medewerkers kennis met elkaar kunnen delen. En waarbij zelfsturende teams zelf verantwoordelijk zijn voor de onderlinge communicatie. Met de komst van Teamly heeft Zorgstroom een interactief intranet waarbij persoonlijk contact centraal staat.

Top-down communicatie

Met het oude intranet kon Zorgstroom niet goed inschatten of de interne communicatie goed ontvangen en begrepen werd door medewerkers. Sharon Lukasse, communicatieadviseur bij Zorgstroom: “We hadden alleen de mogelijkheid om top-down te communiceren. Wanneer we een nieuwsbericht met belangrijke informatie over de organisatie publiceerden, hadden we geen idee of dit duidelijk was voor iedereen.” Toen de coronacrisis uitbrak, werd de wens om mét elkaar te communiceren nog sterker. Sharon: “De impact op de zorg was groot. Het snel kunnen delen van actuele informatie en het direct kunnen reageren was echt een must. Daarnaast werken we al een aantal jaar met zelfsturende teams. Het belang van een interactief en sociaal intranet werd hierdoor alleen maar groter. We wilden zo snel mogelijk aan de slag met Teamly!”

Ervaringen medewerkers peilen

Om het nieuwe social intranet zo goed mogelijk in te richten, deden we uitgebreid vooronderzoek. We startten met een online enquête, waarbij we de ervaringen van medewerkers peilden. Jorine Heijboer, communicatieadviseur bij Zorgstroom: “Hieruit bleek dat onze medewerkers het oude intranet onoverzichtelijk vonden en informatie niet gemakkelijk terug konden vinden. Ook zagen zij regelmatig nieuwsberichten voorbijkomen van een andere divisie. Deze informatie was voor hen vaak niet relevant. Verder werd een app om via je smartphone het intranet te raadplegen gemist; iets wat Teamly nu wel biedt.”

“De interactieve sessies hielpen ons enorm tijdens de implementatiefase. Tegelijkertijd enthousiasmeerden we medewerkers alvast voor Teamly. Uiteindelijk zijn zíj de ambassadeurs!”
IMG_6507

Interactieve sessies

Om Teamly zo goed mogelijk in te richten, organiseerden we drie interactieve sessies. We nodigden hiervoor medewerkers van iedere divisie uit. Zo betrokken we een goede afspiegeling van de organisatie bij de implementatie van Teamly. Aan de hand van creatieve werkvormen brachten we de gewenste structuur van het social intranet in kaart. Jorine: “Het was fijn om dit met de eindgebruikers te doen. We bepaalden samen welke kringen er aangemaakt moesten worden en welke medewerkers deze kringen (verplicht) moesten volgen. Ook namen we de documenten onder de loep die belangrijk waren om te publiceren op Teamly. Tijdens deze sessies hebben we veel waardevolle input verzameld. Dit hielp ons enorm tijdens de implementatiefase. Tegelijkertijd enthousiasmeerden we medewerkers alvast over Teamly. Uiteindelijk zijn zíj de ambassadeurs!”

Eenvoud en gebruiksvriendelijkheid

Zorgstroom heeft zo’n 2.000 medewerkers en vrijwilligers met uiteenlopende functies, die werkzaam zijn binnen verschillende divisies. Bij het lanceren van het nieuwe social intranet, stond gebruiksvriendelijkheid voorop. Sharon: “De meeste medewerkers van Zorgstroom werken in de zorg en hebben geen kantoorfunctie. We zochten daarom naar een simpele en gebruiksvriendelijke applicatie, waar iedereen me overweg kan. Dat hebben we gevonden in Teamly. Door het rustige design en de eenvoud van het platform, is Teamly voor iedereen gemakkelijk te gebruiken. We krijgen zelden een vraag van een collega dat er iets niet duidelijk is.”

Koppeling met AFAS

De grootste uitdaging binnen dit project was de koppeling van Teamly met de verschillende applicaties van Zorgstroom. Zo maakt Zorgstroom gebruik van AFAS, maar heeft niet iedere medewerker een zakelijk e-mailadres. Sharon: “Uiteindelijk hebben we de medewerkers die niet beschikten over een Zorgstroom-account met hun privémailadres toegang gegeven tot Teamly. Dit privé e-mailadres konden we vervolgens afschermen, waardoor dit alleen voor het inlogproces gebruikt werd. Andere medewerkers loggen automatisch in via AFAS. Dat deze combinatie en een stukje maatwerk mogelijk is binnen Teamly, is erg fijn.”

IMG_4738

Meerwaarde Teamly

Zorgstroom is tot nu toe tevreden over de resultaten en het gebruik van Teamly. Sharon: “We zien het gebruik van het social intranet steeds meer toenemen. Er ontstaan interessante gesprekken binnen kringen en medewerkers nemen zelf het initiatief om een bericht of reactie te plaatsen. Ze gaan de meerwaarde van Teamly echt inzien.” Ook in de toekomst speelt Teamly een belangrijke rol in de interne communicatie. Sharon: “Er staat een grote verhuizing op de planning die veel impact heeft op de organisatie. Hier hebben we direct een kring voor aangemaakt. Zo houden we medewerkers via Teamly gemakkelijk op de hoogte van wat er speelt. En kunnen medewerkers hier terecht met hun vragen of zorgen. Hier wordt nu al heel positief op gereageerd!”

IMG_4655-2

Interesse in Teamly? We helpen je graag verder 
met een gratis demo.

Laat je gegevens achter en wij laten snel van ons horen! 
Kun je niet wachten? Bel of gebruik de chatfunctie.